THỦ TỤC THAY ĐỔI BÁC SĨ PHỤ TRÁCH CHUYÊN MÔN TẠI PHÒNG KHÁM THEO QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH

Trong quá trình hoạt động, phòng khám có thể phát sinh nhu cầu thay đổi bác sĩ phụ trách chuyên môn do bác sĩ cũ nghỉ việc, thay đổi công việc, không tiếp tục đảm nhiệm vị trí hoặc phòng khám có nhu cầu bố trí nhân sự khác phù hợp với hoạt động chuyên môn.

Đây là nội dung cần được phòng khám đặc biệt lưu ý bởi bác sĩ phụ trách chuyên môn không chỉ là một nhân sự thông thường mà trong nhiều trường hợp chính là người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh. Người được bố trí thay thế phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về giấy phép hành nghề, phạm vi hành nghề, thời gian hành nghề và thời gian làm việc tại cơ sở.

Việc thay đổi cũng có thể kéo theo yêu cầu điều chỉnh giấy phép hoạt động và cập nhật danh sách người hành nghề tùy thuộc vào nội dung thay đổi thực tế của phòng khám.

Vậy thủ tục thay đổi bác sĩ phụ trách chuyên môn tại phòng khám được thực hiện như thế nào? Hồ sơ gồm những gì? Bác sĩ mới cần đáp ứng điều kiện gì? Phòng khám có phải điều chỉnh giấy phép hoạt động hay chỉ cần cập nhật danh sách người hành nghề?

Hãy cùng NTC Law tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Bác sĩ phụ trách chuyên môn tại phòng khám là gì?

Trong thực tiễn hoạt động của các phòng khám, cụm từ “bác sĩ phụ trách chuyên môn” thường được sử dụng để chỉ người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh.

Đây là người chịu trách nhiệm về hoạt động chuyên môn của cơ sở và phải đáp ứng các điều kiện pháp luật tương ứng với loại hình phòng khám.

Theo Nghị định 96/2023/NĐ-CP, người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật phải là người hành nghề toàn thời gian của cơ sở, có phạm vi hành nghề phù hợp với phạm vi hoạt động chuyên môn của cơ sở và có thời gian hành nghề trong phạm vi đó tối thiểu 36 tháng, trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định. chinhsachonline.chinhphu.vn

Do đó, phòng khám không thể đơn giản thay một bác sĩ khác vào vị trí phụ trách chuyên môn chỉ dựa trên việc bác sĩ đó có giấy phép hành nghề.

Phòng khám cần kiểm tra đồng thời:

• Giấy phép hành nghề của bác sĩ;
• Phạm vi hành nghề;
  
• Thời gian hành nghề;
• Kinh nghiệm hành nghề trong phạm vi chuyên môn;
• Thời gian làm việc tại phòng khám;
• Sự phù hợp giữa phạm vi hành nghề của bác sĩ và phạm vi hoạt động chuyên môn của phòng khám.

2. Khi nào phòng khám phải thay đổi bác sĩ phụ trách chuyên môn?

Một số trường hợp thường phát sinh nhu cầu thay đổi bác sĩ phụ trách chuyên môn gồm:

• Bác sĩ phụ trách chuyên môn nghỉ việc;
• Bác sĩ không tiếp tục đảm nhiệm vị trí phụ trách chuyên môn;
• Bác sĩ chuyển sang làm việc tại cơ sở khác;
• Bác sĩ không còn đáp ứng điều kiện để tiếp tục giữ vị trí;
• Phòng khám thay đổi phạm vi hoạt động chuyên môn;
• Phòng khám thay đổi cơ cấu tổ chức hoặc nhu cầu nhân sự;
• Chủ phòng khám có nhu cầu thay đổi người phụ trách chuyên môn;
• Bác sĩ mới có chuyên môn phù hợp hơn với phạm vi hoạt động của phòng khám.

Trong trường hợp bác sĩ cũ không còn làm việc tại phòng khám, cơ sở cần đồng thời rà soát việc chấm dứt đăng ký hành nghề của bác sĩ cũ và đăng ký hành nghề cho bác sĩ mới.

3. Điều kiện của bác sĩ được thay thế làm người phụ trách chuyên môn

Đây là nội dung quan trọng nhất khi thực hiện thủ tục.

3.1. Phải có giấy phép hành nghề phù hợp

Bác sĩ được lựa chọn phải có giấy phép hành nghề còn hiệu lực với phạm vi hành nghề phù hợp với phạm vi hoạt động chuyên môn của phòng khám.

Việc bác sĩ có bằng bác sĩ hoặc đã từng làm việc tại bệnh viện không đồng nghĩa với việc đương nhiên đáp ứng điều kiện để trở thành người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật.

Phòng khám cần đối chiếu trực tiếp phạm vi hành nghề được ghi nhận trên giấy phép hành nghề với phạm vi hoạt động chuyên môn của cơ sở.

3.2. Phải đáp ứng yêu cầu về thời gian hành nghề

Theo quy định hiện hành, người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật của phòng khám phải có thời gian hành nghề ở phạm vi phù hợp tối thiểu 36 tháng, trừ các trường hợp pháp luật có quy định ngoại lệ. chinhsachonline.chinhphu.vn

Đây là điểm phòng khám cần đặc biệt lưu ý khi lựa chọn bác sĩ thay thế.

Ví dụ:

Phòng khám chuyên khoa Răng Hàm Mặt muốn thay đổi người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật bằng một bác sĩ mới. Phòng khám cần kiểm tra giấy phép hành nghề của bác sĩ và thời gian hành nghề trong phạm vi Răng Hàm Mặt để xác định bác sĩ có đáp ứng điều kiện hay không.

3.3. Phải làm việc toàn thời gian tại phòng khám

Người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật phải là người hành nghề toàn thời gian của cơ sở theo quy định. chinhsachonline.chinhphu.vn

Vì vậy, phòng khám cần xác định rõ lịch làm việc của bác sĩ và bảo đảm việc đăng ký hành nghề phù hợp với quy định về thời gian hành nghề.

Việc chỉ thỏa thuận để bác sĩ “đứng tên” nhưng thực tế không làm việc theo thời gian đăng ký có thể tạo ra rủi ro pháp lý cho cả phòng khám và người hành nghề.

4. Thay đổi bác sĩ phụ trách chuyên môn có phải đổi giấy phép hoạt động không?

Đây là vấn đề nhiều phòng khám thường nhầm lẫn.

Khi thay đổi bác sĩ phụ trách chuyên môn, phòng khám cần xác định nội dung thay đổi có làm phát sinh việc điều chỉnh giấy phép hoạt động hay không, thay vì chỉ cập nhật hồ sơ nhân sự nội bộ.

Theo hệ thống thủ tục hiện hành, thủ tục điều chỉnh giấy phép hoạt động khám bệnh, chữa bệnh được áp dụng đối với một số trường hợp như thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi địa điểm, thời gian làm việc, thay đổi quy mô hoạt động, phạm vi hoạt động chuyên môn hoặc danh mục kỹ thuật. Dịch Vụ Công

Do đó, khi thay đổi người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật, phòng khám cần rà soát:

• Giấy phép hoạt động hiện tại;
• Nội dung thể hiện về người chịu trách nhiệm chuyên môn nếu có;
• Phạm vi hoạt động chuyên môn;
• Quy mô hoạt động;
• Danh sách người hành nghề;
• Hồ sơ của bác sĩ mới.

Không nên mặc định mọi trường hợp thay đổi bác sĩ phụ trách chuyên môn đều chỉ cần thay đổi danh sách nhân sự. Phải xác định chính xác nội dung thay đổi và thủ tục hành chính tương ứng tại thời điểm thực hiện.

5. Hồ sơ thay đổi bác sĩ phụ trách chuyên môn tại phòng khám

Tùy trường hợp cụ thể, phòng khám cần chuẩn bị hồ sơ tương ứng với thủ tục hành chính phát sinh.

Về mặt nội bộ, nên chuẩn bị tối thiểu các tài liệu sau:

5.1. Hồ sơ của bác sĩ mới

• Bản sao giấy phép hành nghề;
• Văn bằng chuyên môn;
• Tài liệu chứng minh thời gian hành nghề khi cần thiết;
• Thông tin cá nhân của bác sĩ;
• Hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc;
• Thời gian làm việc dự kiến tại phòng khám;
• Vị trí chuyên môn được phân công;
• Thông tin về cơ sở khám bệnh, chữa bệnh khác mà bác sĩ đang đăng ký hành nghề, nếu có.

5.2. Hồ sơ của phòng khám

Phòng khám cần rà soát:

• Giấy phép hoạt động;
• Phạm vi hoạt động chuyên môn;
• Danh sách người hành nghề hiện tại;
• Hồ sơ đăng ký hành nghề của bác sĩ cũ;
• Hồ sơ nhân sự của bác sĩ mới;
• Các tài liệu liên quan đến nội dung thay đổi.

Nếu việc thay đổi đồng thời làm thay đổi phạm vi hoạt động chuyên môn hoặc các nội dung thuộc trường hợp điều chỉnh giấy phép hoạt động thì hồ sơ phải được chuẩn bị theo thủ tục điều chỉnh tương ứng. Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện quy định hồ sơ điều chỉnh trong trường hợp thay đổi quy mô/phạm vi hoạt động chuyên môn gồm đơn theo Mẫu 02 Phụ lục II, bản gốc giấy phép hoạt động và các tài liệu liên quan đến cơ sở vật chất, thiết bị, nhân sự tương ứng với nội dung thay đổi. Dịch Vụ Công

6. Thủ tục thay đổi bác sĩ phụ trách chuyên môn tại phòng khám

Về cơ bản, phòng khám có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra điều kiện của bác sĩ mới

Phòng khám rà soát giấy phép hành nghề, phạm vi hành nghề và thời gian hành nghề của bác sĩ dự kiến thay thế.

Đây là bước quan trọng để hạn chế tình trạng đã tuyển bác sĩ nhưng sau đó phát hiện bác sĩ không đủ điều kiện đảm nhiệm vị trí.

Bước 2: Rà soát giấy phép hoạt động của phòng khám

Phòng khám kiểm tra nội dung giấy phép hoạt động hiện tại và xác định việc thay đổi bác sĩ có kéo theo thay đổi nội dung khác hay không.

Đặc biệt cần kiểm tra phạm vi hoạt động chuyên môn và điều kiện nhân sự tương ứng.

Bước 3: Chấm dứt đăng ký hành nghề của bác sĩ cũ

Nếu bác sĩ cũ nghỉ việc hoặc không còn làm việc tại phòng khám, cơ sở cần thực hiện cập nhật thông tin đăng ký hành nghề theo quy định.

Không nên tiếp tục duy trì tên bác sĩ cũ trong danh sách người hành nghề khi người này đã thực tế chấm dứt làm việc tại cơ sở.

Bước 4: Đăng ký hành nghề cho bác sĩ mới

Phòng khám lập và cập nhật Danh sách đăng ký hành nghề theo mẫu và quy định hiện hành.

Pháp luật cho phép người hành nghề đăng ký tại nhiều cơ sở trong những trường hợp đáp ứng điều kiện, nhưng không được trùng thời gian hành nghề giữa các cơ sở. xaydungchinhsach.chinhphu.vn

Do đó, nếu bác sĩ mới đang làm việc tại cơ sở khác, phòng khám phải kiểm tra lịch làm việc cụ thể.

Bước 5: Thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép hoạt động nếu thuộc trường hợp phải điều chỉnh

Nếu nội dung thay đổi thuộc trường hợp phải điều chỉnh giấy phép hoạt động, phòng khám chuẩn bị hồ sơ và gửi đến cơ quan có thẩm quyền.

Đối với các cơ sở thuộc thẩm quyền cấp tỉnh, cơ quan chuyên môn về y tế thuộc UBND cấp tỉnh là một trong các cơ quan thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép hoạt động; thẩm quyền cụ thể còn phụ thuộc loại hình và cơ quan quản lý cơ sở. Dịch Vụ Công

Bước 6: Cập nhật hồ sơ pháp lý và hồ sơ nhân sự

Sau khi hoàn tất thủ tục, phòng khám cần cập nhật:

• Hồ sơ nhân sự;
• Danh sách người hành nghề;
• Hợp đồng lao động;
• Phân công chuyên môn;
• Lịch làm việc;
• Hồ sơ pháp lý của phòng khám.

7. Thời gian thực hiện thủ tục thay đổi bác sĩ phụ trách chuyên môn

Thời gian giải quyết phụ thuộc vào thủ tục hành chính thực tế mà phòng khám phải thực hiện.

Theo Cổng Dịch vụ công Quốc gia, thủ tục điều chỉnh giấy phép hoạt động có các thời hạn khác nhau tùy nội dung điều chỉnh. Chẳng hạn, trường hợp thay đổi thời gian làm việc hoặc thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi địa điểm có thời hạn giải quyết 20 ngày; trường hợp thay đổi quy mô hoặc phạm vi hoạt động chuyên môn có thể có thời hạn 70 ngày theo thủ tục tương ứng. Dịch Vụ Công

Vì vậy, khi tư vấn cho phòng khám, không nên đưa ra một thời hạn cố định cho mọi trường hợp thay đổi bác sĩ phụ trách chuyên môn.

Cần xác định trước:

• Phòng khám thuộc loại hình nào;
• Cơ quan nào cấp giấy phép hoạt động;
• Bác sĩ cũ có nghỉ việc hay không;
• Bác sĩ mới có đáp ứng điều kiện hay không;
• Có thay đổi phạm vi hoạt động chuyên môn hay không;
• Có phải điều chỉnh giấy phép hoạt động hay chỉ cập nhật đăng ký hành nghề.

8. Người phụ trách chuyên môn có được đồng thời làm việc tại phòng khám khác không?

Đây là vấn đề phòng khám cần kiểm tra kỹ trước khi tiếp nhận bác sĩ mới.

Luật Khám bệnh, chữa bệnh quy định người hành nghề có thể đăng ký hành nghề tại nhiều cơ sở khám bệnh, chữa bệnh nhưng không được trùng thời gian khám bệnh, chữa bệnh giữa các cơ sở. Đồng thời, người hành nghề có thể được đăng ký ở nhiều vị trí chuyên môn trong cùng một cơ sở nếu bảo đảm chất lượng công việc và đáp ứng điều kiện pháp luật. xaydungchinhsach.chinhphu.vn

Tuy nhiên, đối với vị trí người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật, phòng khám phải kiểm tra các điều kiện riêng về thời gian làm việc và tính chất của vị trí này.

Đặc biệt, không nên chỉ căn cứ vào việc bác sĩ đồng ý ký hợp đồng mà bỏ qua lịch hành nghề thực tế tại các cơ sở khác.

9. Những lỗi thường gặp khi thay đổi bác sĩ phụ trách chuyên môn

Trong quá trình thực hiện thủ tục, phòng khám thường cần lưu ý các vấn đề sau:

• Bác sĩ mới chưa đủ thời gian hành nghề theo quy định;
• Phạm vi hành nghề của bác sĩ không phù hợp với phạm vi hoạt động chuyên môn của phòng khám;
• Bác sĩ đang đăng ký hành nghề tại cơ sở khác nhưng lịch làm việc bị trùng;
• Chỉ ký hợp đồng với bác sĩ nhưng không bố trí bác sĩ làm việc thực tế theo thời gian đăng ký;
• Không cập nhật bác sĩ cũ đã nghỉ việc khỏi danh sách người hành nghề;
• Chỉ đăng ký bác sĩ mới nhưng không rà soát yêu cầu điều chỉnh giấy phép hoạt động;
• Thông tin trên danh sách đăng ký hành nghề không thống nhất với giấy phép hành nghề;
• Phân công bác sĩ thực hiện công việc vượt quá phạm vi hành nghề;
• Hồ sơ nhân sự của bác sĩ mới không đầy đủ;
• Không rà soát lại điều kiện nhân sự sau khi thay đổi người phụ trách chuyên môn.

10. Phòng khám cần lưu ý gì khi thay đổi bác sĩ phụ trách chuyên môn?

Trước khi thực hiện thủ tục, phòng khám nên lập một bảng rà soát riêng đối với bác sĩ mới, bao gồm:

Việc rà soát trước giúp phòng khám tránh tình trạng bác sĩ đủ điều kiện hành nghề nhưng không đủ điều kiện để đảm nhiệm vị trí người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật của cơ sở.

11. Cơ quan nào có thẩm quyền giải quyết?

Thẩm quyền giải quyết phụ thuộc vào loại hình cơ sở và cơ quan cấp giấy phép hoạt động.

Theo Cổng Dịch vụ công Quốc gia, thủ tục điều chỉnh giấy phép hoạt động trong lĩnh vực khám bệnh, chữa bệnh có thể thuộc thẩm quyền của Cục Quản lý Khám, chữa bệnh, Cục Quản lý Y, Dược cổ truyền hoặc cơ quan chuyên môn về y tế thuộc UBND cấp tỉnh, tùy từng cơ sở. Dịch Vụ Công

Đối với phòng khám tư nhân thông thường thuộc phạm vi quản lý của địa phương, cần xác định cơ quan chuyên môn về y tế có thẩm quyền tại địa phương trước khi chuẩn bị hồ sơ.

12. Căn cứ pháp lý về thay đổi bác sĩ phụ trách chuyên môn

Một số văn bản quan trọng cần tham khảo gồm:

• Luật Khám bệnh, chữa bệnh số 15/2023/QH15;
• Nghị định số 96/2023/NĐ-CP ngày 30/12/2023 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Khám bệnh, chữa bệnh;
• Thông tư số 32/2023/TT-BYT của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định chi tiết một số điều của Luật Khám bệnh, chữa bệnh;
• Các văn bản sửa đổi, bổ sung và văn bản hướng dẫn thủ tục hành chính được áp dụng tại từng thời điểm.

Nghị định 96/2023/NĐ-CP hiện là văn bản quan trọng để xác định điều kiện đối với người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật và điều kiện hoạt động của các loại hình phòng khám. xaydungchinhsach.chinhphu.vn

13. Dịch vụ thay đổi bác sĩ phụ trách chuyên môn tại NTC Law

Thay đổi bác sĩ phụ trách chuyên môn là thủ tục cần được thực hiện đồng bộ giữa hồ sơ nhân sự – đăng ký hành nghề – giấy phép hành nghề – phạm vi hoạt động chuyên môn – giấy phép hoạt động.

NTC Law cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ phòng khám trong quá trình thay đổi người phụ trách chuyên môn, bao gồm:

• Tư vấn điều kiện đối với bác sĩ dự kiến thay thế;
• Rà soát giấy phép hành nghề của bác sĩ;
• Đối chiếu phạm vi hành nghề với phạm vi hoạt động chuyên môn của phòng khám;
• Kiểm tra thời gian hành nghề của bác sĩ;
• Rà soát lịch làm việc và trường hợp bác sĩ hành nghề tại nhiều cơ sở;
• Rà soát hồ sơ của bác sĩ phụ trách chuyên môn cũ;
• Tư vấn thủ tục chấm dứt/cập nhật đăng ký hành nghề của bác sĩ cũ;
• Lập hồ sơ đăng ký hành nghề cho bác sĩ mới;
• Tư vấn xác định trường hợp có phải điều chỉnh giấy phép hoạt động hay không;
• Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ theo quy định;
• Hỗ trợ phòng khám trong quá trình làm việc với cơ quan có thẩm quyền;
• Rà soát lại hồ sơ pháp lý và hồ sơ nhân sự sau khi hoàn tất thủ tục.

Kết luận

Thủ tục thay đổi bác sĩ phụ trách chuyên môn tại phòng khám không đơn thuần là thay đổi một nhân sự trong hồ sơ nội bộ. Phòng khám cần đồng thời kiểm tra điều kiện của bác sĩ mới, phạm vi hành nghề, thời gian hành nghề, thời gian làm việc, đăng ký hành nghề và yêu cầu điều chỉnh giấy phép hoạt động nếu thuộc trường hợp pháp luật quy định.

Đặc biệt, trước khi quyết định sử dụng một bác sĩ làm người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật, phòng khám nên kiểm tra điều kiện pháp lý của bác sĩ trước khi ký hồ sơ thay đổi, tránh trường hợp hồ sơ phải sửa đổi nhiều lần hoặc bác sĩ không đáp ứng điều kiện theo quy định.

Nếu Quý khách hàng đang có nhu cầu thay đổi bác sĩ phụ trách chuyên môn, thay đổi người chịu trách nhiệm chuyên môn kỹ thuật hoặc cập nhật nhân sự tại phòng khám, NTC Law có thể hỗ trợ rà soát điều kiện, chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục theo quy định hiện hành.