Mục lục

THỦ TỤC ĐĂNG KÝ HÀNH NGHỀ CHO NHÂN SỰ TẠI PHÒNG KHÁM THEO QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH

Trong quá trình thành lập và vận hành phòng khám, bên cạnh việc đáp ứng các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị và phạm vi hoạt động chuyên môn, việc đăng ký hành nghề cho đội ngũ nhân sự y tế là một trong những thủ tục quan trọng mà cơ sở khám bệnh, chữa bệnh cần thực hiện.

Việc đăng ký hành nghề được áp dụng đối với người hành nghề làm việc tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh như bác sĩ, y sĩ, điều dưỡng, hộ sinh, kỹ thuật y và các chức danh chuyên môn khác theo quy định của pháp luật.

Đặc biệt, phòng khám cần bảo đảm thông tin đăng ký hành nghề phù hợp với giấy phép hành nghề, phạm vi hành nghề, vị trí chuyên môn và thời gian làm việc thực tế của từng nhân sự. Trường hợp có thay đổi nhân sự trong quá trình hoạt động, phòng khám cũng phải thực hiện thủ tục cập nhật theo quy định.

Vậy thủ tục đăng ký hành nghề cho nhân sự tại phòng khám được thực hiện như thế nào? Hồ sơ gồm những gì? Khi nào phòng khám phải đăng ký hoặc cập nhật danh sách người hành nghề?

Hãy cùng NTC Law tìm hiểu về thủ tục này

1. Đăng ký hành nghề là gì?

Đăng ký hành nghề là việc cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đăng ký với cơ quan có thẩm quyền danh sách những người hành nghề đang làm việc tại cơ sở, trong đó thể hiện các thông tin cơ bản như họ tên, giấy phép hành nghề, phạm vi hành nghề, thời gian hành nghề, vị trí chuyên môn và thông tin về việc hành nghề tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh khác nếu có.

Theo Luật Khám bệnh, chữa bệnh số 15/2023/QH15, cá nhân chỉ được phép hành nghề khám bệnh, chữa bệnh tại Việt Nam khi có giấy phép hành nghề còn hiệu lực và đã đăng ký hành nghề, trừ một số trường hợp đặc biệt được pháp luật quy định.

Do đó, việc một bác sĩ, điều dưỡng hoặc kỹ thuật viên đã có giấy phép hành nghề không đồng nghĩa với việc người đó đương nhiên được hành nghề tại mọi phòng khám. Cơ sở nơi người hành nghề làm việc vẫn phải thực hiện đăng ký hành nghề theo quy định.

2. Những nhân sự nào cần đăng ký hành nghề tại phòng khám?

Tùy theo loại hình phòng khám và phạm vi hoạt động chuyên môn, danh sách đăng ký hành nghề có thể bao gồm nhiều chức danh chuyên môn khác nhau.

Một số chức danh thường gặp gồm:

Bác sĩ;
Y sĩ;
Điều dưỡng;
Hộ sinh;
Kỹ thuật y/kỹ thuật viên;
Dinh dưỡng;
Các chức danh chuyên môn khác thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật về khám bệnh, chữa bệnh.

Việc đăng ký không chỉ căn cứ vào chức danh trên hợp đồng lao động mà phải bảo đảm phù hợp với giấy phép hành nghề, phạm vi hành nghề và vị trí chuyên môn mà người đó được phân công tại phòng khám.

Ví dụ: một kỹ thuật viên có giấy phép hành nghề với phạm vi chuyên môn phù hợp với hoạt động xét nghiệm thì phòng khám cần bố trí người này vào vị trí chuyên môn tương ứng và đăng ký thời gian hành nghề phù hợp.

3. Khi nào phòng khám phải thực hiện đăng ký hành nghề?

Theo quy định hiện hành, việc đăng ký hành nghề được thực hiện trong các trường hợp chủ yếu sau:

3.1. Đăng ký hành nghề khi đề nghị cấp mới giấy phép hoạt động

Đối với phòng khám đang thực hiện thủ tục đề nghị cấp giấy phép hoạt động, danh sách đăng ký hành nghề của người hành nghề được gửi cùng thời điểm với hồ sơ đề nghị cấp giấy phép hoạt động.

Danh sách này là một trong những nội dung quan trọng để cơ quan có thẩm quyền xem xét nhân sự của cơ sở và sự phù hợp giữa nhân sự với phạm vi hoạt động chuyên môn của phòng khám.

3.2. Thay đổi nhân sự trong thời gian chờ cấp giấy phép hoạt động

Nếu trong thời gian chờ được cấp giấy phép hoạt động, phòng khám có sự thay đổi về người hành nghề thì cơ sở phải cập nhật danh sách đăng ký hành nghề theo Mẫu 01 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 96/2023/NĐ-CP và gửi đến cơ quan có thẩm quyền.

3.3. Bổ sung người hành nghề trong quá trình phòng khám hoạt động

Đây là trường hợp thường gặp trên thực tế.

Ví dụ:

Phòng khám tuyển thêm bác sĩ;
Bổ sung điều dưỡng;
Bổ sung kỹ thuật viên xét nghiệm;
Bổ sung kỹ thuật viên chẩn đoán hình ảnh;
Thay đổi hoặc bổ sung nhân sự phụ trách một bộ phận chuyên môn.

Khi bổ sung người hành nghề, phòng khám phải thực hiện đăng ký bổ sung người hành nghề theo quy định.

3.4. Người hành nghề nghỉ việc hoặc không còn làm việc tại phòng khám

Khi một người hành nghề chấm dứt làm việc tại phòng khám, cơ sở cũng phải thực hiện thủ tục thông báo/cập nhật theo quy định thay vì tiếp tục duy trì tên người đó trong danh sách đăng ký hành nghề.

Việc cập nhật kịp thời giúp bảo đảm danh sách người hành nghề của phòng khám phản ánh đúng tình trạng nhân sự thực tế.

4. Hồ sơ đăng ký hành nghề cho nhân sự tại phòng khám

Theo Mẫu 01 Phụ lục II Nghị định 96/2023/NĐ-CP, danh sách đăng ký hành nghề phải thể hiện các thông tin chủ yếu về cơ sở và người hành nghề.

4.1. Thông tin của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh

Danh sách đăng ký hành nghề cần thể hiện:

Tên cơ sở khám bệnh, chữa bệnh;
Địa chỉ cơ sở;
Thời gian làm việc hằng ngày của cơ sở.

4.2. Thông tin của từng người hành nghề

Đối với từng nhân sự, danh sách đăng ký hành nghề cần thể hiện:

Họ và tên;
Số giấy phép hành nghề hoặc số chứng chỉ hành nghề;
Phạm vi hành nghề;
Thời gian đăng ký hành nghề tại phòng khám;
Vị trí chuyên môn;
Thời gian đăng ký hành nghề tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh khác nếu có;
Các thông tin ghi chú liên quan.

Các nội dung này được thể hiện trực tiếp trong Mẫu 01 – Danh sách đăng ký hành nghề ban hành kèm theo Nghị định 96/2023/NĐ-CP.

5. Phòng khám cần chuẩn bị những giấy tờ gì của nhân sự?

Để lập danh sách đăng ký hành nghề chính xác, phòng khám nên rà soát đầy đủ hồ sơ của từng nhân sự trước khi thực hiện thủ tục.

Thông thường cần kiểm tra:

Giấy phép hành nghề hoặc chứng chỉ hành nghề;
Văn bằng chuyên môn;
Phạm vi hành nghề được ghi nhận;
Thông tin cá nhân;
Hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc với phòng khám;
Thời gian làm việc tại phòng khám;
Vị trí chuyên môn được phân công;
Thông tin về nơi hành nghề khác nếu người hành nghề đang đăng ký hành nghề tại cơ sở khác.

Đối với phòng khám có nhiều nhân sự, việc rà soát trước khi lập danh sách là đặc biệt quan trọng vì chỉ một thông tin không phù hợp về thời gian hành nghề, phạm vi hành nghề hoặc vị trí chuyên môn cũng có thể dẫn đến việc phải điều chỉnh hồ sơ.

6. Quy định về thời gian hành nghề của nhân sự

Một trong những nội dung cần đặc biệt lưu ý khi đăng ký hành nghề là thời gian làm việc của người hành nghề.

Danh sách đăng ký hành nghề phải thể hiện thời gian mà người hành nghề đăng ký làm việc tại phòng khám.

Trường hợp người hành nghề đồng thời đăng ký tại một cơ sở khám bệnh, chữa bệnh khác, phòng khám cần kê khai cả thông tin về thời gian hành nghề tại cơ sở khác theo quy định. Mẫu 01 Phụ lục II Nghị định 96/2023/NĐ-CP có riêng nội dung để thể hiện thời gian đăng ký hành nghề tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh khác.

Do đó, phòng khám không nên chỉ ghi nhận “làm việc tại phòng khám” mà cần xác định cụ thể lịch làm việc và bảo đảm lịch đăng ký giữa các cơ sở không bị chồng chéo, đặc biệt đối với nhân sự làm việc tại nhiều phòng khám.

7. Người hành nghề có được đăng ký tại nhiều phòng khám không?

Theo quy định, việc một người hành nghề làm việc tại nhiều cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có thể được thực hiện trong những trường hợp đáp ứng điều kiện pháp luật.

Nghị định 96/2023/NĐ-CP quy định người hành nghề có thể được đăng ký hành nghề tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh khác trong những trường hợp nhất định, trong đó phải bảo đảm sự phù hợp về thời gian hành nghề. Người hành nghề cũng có thể đảm nhiệm nhiều vị trí trong cùng một cơ sở nếu được phân công phù hợp với phạm vi hành nghề.

Vì vậy, khi tiếp nhận bác sĩ hoặc nhân sự y tế đang làm việc tại cơ sở khác, phòng khám cần kiểm tra:

Người đó đang đăng ký hành nghề ở đâu;
Thời gian hành nghề tại cơ sở khác;
Thời gian dự kiến làm việc tại phòng khám;
Vị trí chuyên môn tại từng cơ sở;
Phạm vi hành nghề có phù hợp với công việc được phân công hay không.

Đây là một trong những nội dung phòng khám cần rà soát kỹ trước khi đưa nhân sự vào danh sách đăng ký hành nghề.

8. Trình tự đăng ký hành nghề cho nhân sự tại phòng khám

Bước 1: Rà soát hồ sơ nhân sự

Phòng khám thu thập và kiểm tra giấy phép hành nghề, phạm vi hành nghề, văn bằng chuyên môn và thông tin làm việc của từng nhân sự.

Bước 2: Xác định vị trí và thời gian hành nghề

Căn cứ nhu cầu hoạt động của phòng khám, cơ sở xác định:

Nhân sự làm việc ở bộ phận nào;
Chức danh/vị trí chuyên môn;
Thời gian làm việc;
Có hành nghề tại cơ sở khác hay không.

Bước 3: Lập Danh sách đăng ký hành nghề

Phòng khám lập Mẫu 01 – Danh sách đăng ký hành nghề theo Phụ lục II Nghị định 96/2023/NĐ-CP.

Danh sách phải bảo đảm thông tin thống nhất với hồ sơ pháp lý của từng người hành nghề.

Bước 4: Gửi hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền

Tùy từng trường hợp, hồ sơ được gửi cùng hồ sơ đề nghị cấp giấy phép hoạt động hoặc gửi khi phòng khám có thay đổi về nhân sự trong quá trình hoạt động.

Theo Cổng Dịch vụ công Quốc gia, thủ tục đăng ký hành nghề có thể được thực hiện trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua môi trường điện tử theo quy định và phương thức tiếp nhận của cơ quan có thẩm quyền.

Bước 5: Cập nhật hồ sơ quản lý nhân sự tại phòng khám

Sau khi hoàn thành thủ tục, phòng khám cần lưu giữ và cập nhật hồ sơ nhân sự, đồng thời bảo đảm danh sách đăng ký hành nghề thực tế luôn phù hợp với đội ngũ đang làm việc tại cơ sở.

9. Thời gian giải quyết thủ tục đăng ký hành nghề

Đối với trường hợp có thay đổi người hành nghề trong quá trình hoạt động, cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc xem xét đăng ký theo quy định. Cổng Dịch vụ công Quốc gia hiện thể hiện thời gian giải quyết đối với thủ tục đăng ký hành nghề trong trường hợp thay đổi nhân sự là 05 ngày làm việc kể từ thời điểm tiếp nhận văn bản đăng ký hành nghề đối với trường hợp thuộc diện phải thực hiện đăng ký trong quá trình hoạt động.

Phòng khám cần lưu ý phân biệt thời gian giải quyết của cơ quan nhà nước với thời gian chuẩn bị hồ sơ nội bộ, rà soát giấy phép hành nghề và hoàn thiện thông tin nhân sự.

10. Những lỗi phòng khám thường gặp khi đăng ký hành nghề

Trong thực tế tư vấn và hỗ trợ thủ tục pháp lý cho các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, một số vấn đề thường cần đặc biệt lưu ý gồm:

Người hành nghề có giấy phép hành nghề nhưng phạm vi hành nghề không phù hợp với vị trí được phân công;
Thời gian đăng ký hành nghề bị trùng với thời gian làm việc tại cơ sở khác;
Thông tin họ tên, số giấy phép hành nghề hoặc phạm vi hành nghề bị ghi sai;
Danh sách đăng ký hành nghề không được cập nhật khi nhân sự nghỉ việc;
Phòng khám bổ sung nhân sự nhưng chưa thực hiện đăng ký hành nghề;
Danh sách đăng ký hành nghề không thống nhất với hồ sơ nhân sự thực tế;
Bố trí người hành nghề thực hiện công việc vượt quá phạm vi hành nghề được cấp;
Đăng ký nhân sự nhưng không bảo đảm nhân sự thực tế làm việc theo thời gian đã đăng ký.

Những vấn đề trên không chỉ ảnh hưởng đến thủ tục đăng ký hành nghề mà còn có thể tạo ra rủi ro trong quá trình cơ quan quản lý nhà nước kiểm tra hoạt động của phòng khám.

11. Lưu ý đối với phòng khám khi quản lý danh sách người hành nghề

Phòng khám nên xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự hành nghề riêng, trong đó theo dõi tối thiểu:

Họ tên người hành nghề;
Chức danh chuyên môn;
Số giấy phép hành nghề;
Phạm vi hành nghề;
Vị trí làm việc tại phòng khám;
Thời gian hành nghề;
Cơ sở khác mà người hành nghề đang đăng ký;
Ngày bắt đầu làm việc;
Ngày chấm dứt làm việc nếu có;
Tình trạng đăng ký hành nghề.

Đặc biệt, mỗi khi phòng khám có một trong các thay đổi như tuyển mới, nghỉ việc, thay đổi lịch làm việc, thay đổi vị trí chuyên môn hoặc bổ sung phạm vi hoạt động chuyên môn, bộ phận phụ trách pháp lý/nhân sự cần rà soát xem có phát sinh nghĩa vụ cập nhật đăng ký hành nghề hay không.

12. Căn cứ pháp lý về đăng ký hành nghề

Một số văn bản pháp luật quan trọng cần tham khảo khi thực hiện thủ tục đăng ký hành nghề tại phòng khám gồm:

Luật Khám bệnh, chữa bệnh số 15/2023/QH15 ngày 09/01/2023;
Nghị định số 96/2023/NĐ-CP ngày 30/12/2023 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Khám bệnh, chữa bệnh;
Thông tư số 32/2023/TT-BYT ngày 31/12/2023 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định chi tiết một số điều của Luật Khám bệnh, chữa bệnh;
Các văn bản về phân cấp, phân quyền và thủ tục hành chính trong lĩnh vực y tế được áp dụng tại từng thời kỳ.

Luật Khám bệnh, chữa bệnh số 15/2023/QH15 hiện vẫn được ghi nhận là văn bản còn hiệu lực.

13. Dịch vụ đăng ký hành nghề cho nhân sự phòng khám tại NTC Law

Thủ tục đăng ký hành nghề tưởng đơn giản nhưng trên thực tế đòi hỏi phòng khám phải rà soát đồng thời nhiều yếu tố: giấy phép hành nghề – phạm vi hành nghề – vị trí chuyên môn – thời gian làm việc – cơ sở hành nghề khác – hồ sơ nhân sự.

NTC Law cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thủ tục pháp lý liên quan đến đăng ký hành nghề cho nhân sự tại phòng khám, bao gồm:

Tư vấn điều kiện hành nghề của bác sĩ, điều dưỡng, kỹ thuật viên và các chức danh chuyên môn khác;
Rà soát giấy phép hành nghề/chứng chỉ hành nghề của nhân sự;
Đối chiếu phạm vi hành nghề với vị trí chuyên môn dự kiến;
Tư vấn thời gian đăng ký hành nghề tại phòng khám;
Rà soát trường hợp người hành nghề đồng thời làm việc tại nhiều cơ sở;
Lập danh sách đăng ký hành nghề theo Mẫu 01 Phụ lục II Nghị định 96/2023/NĐ-CP;
Hỗ trợ thực hiện thủ tục đăng ký, bổ sung hoặc cập nhật người hành nghề;
Tư vấn xử lý trường hợp nhân sự nghỉ việc, thay đổi thời gian hoặc thay đổi vị trí chuyên môn;
Rà soát tổng thể hồ sơ nhân sự phục vụ cấp phép và quản lý hoạt động phòng khám.

Việc đăng ký hành nghề đúng và đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp phòng khám chủ động trong quá trình cấp phép, vận hành và làm việc với cơ quan quản lý nhà nước, đồng thời hạn chế những rủi ro pháp lý phát sinh trong quá trình hoạt động.

Nếu Quý khách hàng đang chuẩn bị thành lập phòng khám, bổ sung nhân sự hoặc cần rà soát lại danh sách người hành nghề, NTC Law có thể hỗ trợ tư vấn và thực hiện thủ tục đăng ký hành nghề theo quy định hiện hành.